文/中国人寿保险（集团）公司办公室
近年来，中国人寿保险（集团）公司办公室深入贯彻习近平总书记关于建设美丽中国重要指示精神，积极倡导“绿色国寿”理念，以无纸化会议管理为突破开展创新实践，大力推进节约型机关创建工作，取得良好成效。
把握“无纸化”的本质——科技创新
科技赋能会议管理。办公室积极推动远程视频、移动互联、云技术等科技创新成果的合理应用，开发集成化的会议管理系统，初步实现将会议管理从线下转至线上。
如会前的议题收集、通知发送、文件流转等工作，由原来的邮件办理、纸质文件报送改为会议系统统一处理；会中的文件浏览、批注由原来的纸质材料改为电子材料；会后的归档、查询、统计等工作，由原来的纸面处理改为电子化操作，督办工作则由原来的填报Excel表格方式改为线上分发、催办、汇总、统计。
结合实际分步实施。在推动无纸化会议管理过程中，坚持创新与务实相结合，分步推进。办公室注重理念倡导，引导下属单位根据各自管理特点和个性化需求，有重点地进行创新。
目前，集团公司下属10家单位除了党委会等保密要求高的会议，已经基本实现主要会议的无纸化管理，且明显提升了工作质效。比如，所属中国人寿保险股份有限公司创新会签流程，投资决策委员会会议议题由串行会签变更为并行会签，所需时间由原来的一周以上缩减为1—3天；所属广发银行股份有限公司创新归档管理，使用综合档案系统实现会议材料的电子存档，做到一键查询统计；所属中国人寿财产保险股份有限公司创新督办方式，通过办公自动化系统实现公司党委会和总裁办公会议定事项督办工作的线上管理，可实现多维度统计分析。
办公室积极组织对全集团无纸化会议管理进行经验总结，推动好的做法在集团内部交流和复制推广。集团公司本级经过两年多探索，在2019年全集团半年工作会议上已经实现全面无纸化，并已正式启动在党委会、总裁办公会和各类专业委员会会议全面推广无纸化会议管理工作。
扭住“无纸化”的目标——降本增效
会议成本大幅下降。粗略估算，推行无纸化会议后，集团公司总部机关每年节省的纸张数量约200万张以上，较好地贯彻了绿色环保节能的要求。
比如，集团公司本级及下属单位年度两次工作会议，每年节省纸张30万张左右。所属中国人寿保险股份有限公司总裁办公会，每年审议议题约540项，节省纸张逾16万张。所属中国人寿资产管理有限公司、国寿投资控股有限公司的投资决策委员会会议，每年共节省纸张约16万张。
此外，还有会议材料打印耗材成本，以集团公司本级工作会议为例，推行无纸化会议以后每年会议办公用品费用缩减超过80%，每年会议杂费（含办公用品费用）缩减超过60%。
管理效率大幅提升。电子材料替代纸质材料后，许多原本繁杂的工作都得到了简化，避免了材料准备多放、漏放、顺序错乱等问题；遇到材料内容出错等突发情况，短时间即可完成线上替换，免去收回材料和重新打印装订、分送材料的过程，简化了操作流程，减轻了办会负担。会议管理系统上线运行后，会议通知、材料查询、数据统计、督查督办、电子归档等工作均可在线上完成，原本工作量巨大的统计检索均可一键实现，会议管理更加规范便捷，效率得到大幅提升。
用户体验显著改善。无纸化会议的推广过程中，参会人员的体验是最为关键的，最大的挑战也是来自参会人员阅读习惯的改变。
面对这一情况，办公室采取稳步推进的策略，设置过渡期，针对全集团工作会议等重要会议，开始阶段采取纸质材料和电子材料并行的方式，既为会议系统试运行期间可能出现的不稳定上了保险，又照顾了阅读习惯，待参会人员习惯使用电子材料后再逐步取消纸质材料。
同时，优化会议管理系统的操作方式，在翻阅材料功能上做一些便捷性创新，丰富人性化功能，提升系统使用体验；加强对参会人员的辅导培训，帮助尽快适应并建立新的阅读习惯。
从实践来看，经过一段适应期，参会人员普遍接受电子化方式阅读会议材料，会议管理系统的便捷性也得到了广泛认可。
坚守“无纸化”的底线——安全可控
确保无纸化会议安全可靠。办公室在推行无纸化会议过程中，始终坚守安全底线，只要发现安全关过不了的，宁可放慢一些速度、放弃一些便捷。如，严格执行保密工作有关要求，对于涉密的议题内容继续使用纸质材料。保密要求高的会议如党委会等采取纸质材料和电子材料并行的方案。
确保会议管理系统安全可控。办公室在推动系统建设过程中，在保障应用系统和数据安全可控上进行了积极探索。会议管理系统的各个模块在建设时通过评估内外网应用、所支持会议的重要级别程度等特点，合理设计和实施安全管控措施。
尤其是对可通过互联网访问的功能模块，利用多种技术手段从终端应用、网络传输、后台服务各个环节做好技术加固，最大程度地防范黑客入侵、数据泄露等风险。比如，限制电子材料下载，并增加有姓名或编号的页面水印，防止参会代表拍照转发；控制权限，参会代表只能看到所涉议题的材料，不同层级领导设置不同的查阅权限，有关部门查阅材料须经领导审批同意；对电子材料采取加密传输、网络分区等管控措施。
来源：《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）。