文/中国人民保险集团股份有限公司办公室
会务工作集中体现了办公室的工作能力与水平。高质量的会务工作可以为高质量的决策提供保障。中国人民保险集团股份有限公司办公室高度重视会务工作，在实践中摸索出一套具有自身特色的“五四三”工作法，不断提升会务工作的制度化、规范化、科学化水平。
“五个规范”保障会议规范有序
规范会务人员。坚持高标准、严要求，突出强调会务人员的政治素质，积极做到“三个强化”：强化政治意识，在政治方向、政治立场、政治观点和政治言论上始终与党中央保持高度一致，增强政治敏锐性和鉴别力；强化大局意识，自觉把“点”的工作放到机关乃至集团发展全局的“面”上去思考、去落实；强化规矩意识，坚决把纪律和规矩挺在前面，始终绷紧政治纪律这根弦，带头维护党规党纪的严肃性和权威性，使纪律意识、规矩意识植于心、践于行、习于常。
规范会议安排。对计划内的重大会议，按照年初制定的会议计划如期召开。对计划外的临时性重大会议，须经集团党委批准后方可召开。2019年以来，根据中央办公厅《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》精神，办公室先后制定《解决形式主义突出问题为基层减负的若干措施》《形式主义问题整改台账》，有效精简了会议数量，提升了会议质量。
规范会议议题。制定并下发《会议议事规则》《贯彻落实“三重一大”决策制度办法》 等文件，明确各类会议上会议题。会前根据中央来文统计、领导批示意见、部门议题申报、会议秘书核对等工作，做好上会议题安排，防止议题漏报、误报、错报。对于需要不同会议审议的议题，注重规范好会议审议流程。比如，按照习近平总书记在全国国有企业党的建设工作会议上提出的两个“一以贯之” 要求，将党委会作为董事会及股东大会的前置程序，董事会及股东大会议题必须经由党委会审议通过后方可提交审议，以此保障党的领导和现代企业制度之间的有效衔接。
规范会议材料。按照《会议服务保障工作机制》统一明确会议材料拟稿、印制和行文规范，并由会议秘书做好材料审核工作，把好会议材料的政治关、政策关、质量关。对于涉密材料统一做好投递、回收等，保障安全。
规范会场服务。根据会议进程，合理有序安排各项议题。场内由会议秘书负责记录，场外由专人值守。对于涉密议题，场外设置手机存放处，禁止参会人员携带电子设备入场，场内开启移动通信干扰器，确保涉密信息不外泄。
“四化工作”提升会务工作效率
细化环节。将会议服务工作分解为议题收集、通知下发、材料准备、会场保障、会议记录、材料回收、决策落实、纪要管理等8大板块，并对每个板块的流程进行再细分，最终形成18个环节。对每个环节，明确时间地点、规范动作、注意事项、潜在问题和突发事项及其处理方式等细节，全方位作好保障。
固化模式。注重对好的工作模式进行经验总结提炼，并逐步固化、形成标准，提升工作效率。如在会议纪要的起草方面，对于常规议题逐步形成统一的纪要写作方式，同时改进会签方式，缩短了纪要起草时间。一般情况下，会议纪要在会后24小时内就能印发执行部门。
优化传导。构建双重保障机制，确保会议信息的全面、客观、准确传导。一方面，指定专人承担会议通知、记录、纪要、发布等工作，将责任落实到人。另一方面，在完成某个板块的会务工作后，集中组织工作人员对该板块的各个环节进行印证，防止信息传导误差。
强化预案。根据会议内容、议题、议程以及参会人员情况，会前对会议各个环节进行认真梳理、论证、预演，做到心中有数，对可能出现的问题和风险提前制定预案。在明确会务人员责任分工的基础上，通晓沟通方式，保持联络畅通，一旦出现突发状况，第一时间果断处理。会后及时组织对突发事件发生的原因、处理的方式、导致的结果进行再思考、再研究，查漏补缺，汲取教训，做好整改。
“三个突出”抓好会议决策督办
突出督办重点。将中央重大决策部署纳入重点督办系统，持续跟踪，强力推进中央重大决策部署在中国人民保险集团的落实。2019年以来，围绕脱贫攻坚、风险防控、高质量发展等中央重大决策部署，将60多项重点工作纳入集团党委重点督办范畴。
突出督办过程。要求主办部门按月填写督办事项进展情况，并应用网上督办、电话督查、现场检查、基层调研等方式，全程跟踪了解督办事项推进落实情况。同时，办公室建立由专人负责的管理反馈机制，定期查看事项办理情况并反馈相关问题，保障督办事项从立项、办理到办结的顺利开展，坚决防止以文件督办文件、以会议督办会议的形式化问题。
突出督办成效。改变重汇总、轻评估的状况，每季度结束后，形成专门的工作督办报告，对重点工作的开展成效进行评估，形成报告供领导决策参考。针对保险集团多级法人结构、众多分支机构的特点，采取逐级抓落实的方式，由集团办公室负责督导各子公司总部事项办理情况，再由各子公司总部进一步推动各分支机构贯彻执行，保障会议决策部署落实到位。
来源：《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）。