文/史立平
传统机关OA（办公自动化系统）往往局限于一个单位、部门或垂直系统，容易形成“信息孤岛”，数据无法顺利跨区域、跨平台、跨层级流转交换。宁夏回族自治区政府以政务流程智能化、便捷化为目标，由办公厅牵头建设全区统一协同办公系统——全区大OA，系统互联、数据共享的政务生态体系正在加快形成。
一、“七个统一”夯实系统基础
统一基础网络。严格定义网络属性，明确内网为涉密网，按照国家保密要求开展分级保护，限定涉密文件不出内网；外网为非密网，严格按照《网络安全法》等级保护制度实施测评。
统一运行平台。打造全区公共云平台，提供云服务器、云操作系统、云数据库及云盾等服务，各单位无论是新建信息系统直接“上云”，还是将已运行的系统全部“迁云”，均免费使用，为政务数据交换和共享打下基础。
统一接口规范。全区大OA开放使用后，各单位不再各自新建办公系统，直接降低了重复建设和维护费用。为实现全区大OA与其他原有系统的对接，政府办公厅按照《党政机关电子公文交换接口规范》制定统一的互联接口规范，已建OA只需对接口进行适当改造，即可实现与全区大OA的公文交换。
统一用户架构。配套建设全区统一用户平台，对全区单位组织和用户进行统一管理。信息报送、督查督办、会议管理等所有与全区大OA关联的信息系统都共享一套组织架构和用户数据，用户信息变动后，其他系统均可共享，较好适应单位机构改革、人员变动等情况。
统一文档标准。按照《电子文件存储与交换格式 版式文档》和国家推进OFD格式文档有关部署要求，全区大OA中的电子公文已全面使用国产OFD格式，避免混用PDF、Word、CEB等格式带来的混乱。完成全区大OA与全区档案管理系统对接后，也有利于实现海量档案文件格式的规范统一。同时，在电子政务外网提供OFD格式文档转换服务接口，供其他政务系统调用。
统一身份认证。通过建设统一身份认证体系，对接入系统的用户身份进行严格认证和管理。统一身份认证数字证书还与电子印章管理实现U-Key“二合一”，方便高效使用。同时面向其他政务类信息系统提供免费认证服务，进一步降低建设成本。
统一运维保障。全区大OA的运行维护通过政府购买服务形式，由专业化的运维服务团队提供保障, 负责业务咨询、服务受理、运行管理等工作。支撑中心建立自治区、市、县三级运维体系，通过运维服务数据库提供属地化的技术支撑和运维保障，为各单位配备专业的驻场运维人员，并提供热线电话和远程支持。
二、“三办”工作高效便捷
智能化办文。在办文环节，如需填写公文拟办意见，秘书人员只需轻点小助手“参考一下”，就能快速获得历史同类文件的办理情况。在发送环节，跨单位间发文可一键到达，发送可提醒、中途可跟踪、完结可追溯，公文接收后的签收、退文、办理均有提醒和记录。安全方面，系统强化了文件下载和打印记录、IP地址跟踪、水印功能，防止个人随意截屏和转发。系统对接方面，打通了OA和政务网站，凡主动公开类文件归档后均可一键推送到政府门户网站对应栏目。
高效化办会。全区大OA集成会务管理功能，全面支持各种类型的会议，实现“会议前可组织、会议中可管控、会议后可量化”的一体化全流程管理。会前组织环节，办公楼内各类会议室占用和空闲情况直观化显示；会场布置和安排座次都可以先在系统中操作安排；会议通知、会议方案可提前推送到参会者手机中；会议开始前可短信提醒。在会议现场，签到可使用手机扫码，人员到会情况一目了然。在会议中，凡电子资料均可通过手机浏览。在会议后，会议生成的纪要、会议督办事项等可形成公文，推送到协同办公平台中进行流转，会议录音也可保存。
便捷化办事。一方面，为用户“量体”。协同办公系统只有一个主题页面，配置了与个人紧密相关的多项事务，待办事项、待阅文件、通知公告等一目了然，还可添加定制个人感兴趣的主题。“随手记”小助手功能可帮助秘书人员为领导安排次日要事，并在事项开始前自动发送短信提醒。另一方面，为事务“筑巢”。从用印申请、请假办理到日常办公用品申领、电脑维护申请和资产管理等，均实现日常事务流程电子化全覆盖，特别是机关全员普及移动办公后，在“4G网+VPN”环境下，通过手机端也能完成相应工作。
来源：《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）。