文/易志强
会议时间过长、效率不高是会风问题的顽疾。这个顽疾有其特殊性，应对症下药、分类施策，方有解决之机。
加强会议时间管理要“因会制宜”
这是由会议本身的特点决定的。
从形式上看，不同种类的会议需要的时间没有可比性。比如，有依据章程、法律召开的党代会、人代会等，有传达上级精神、安排推进工作的干部大会、工作会、推进会等，有研究问题、收集意见的座谈会、研讨会、交流会等，这些会议议程和要求差别都很大。
从内容上看，会议目标不同、主题不同、召开背景不同等，需要的时间同样没有可比性。即使会议议题类似，也存在有的会议需要高效作出决策，有的会议还需要研究探讨、充分发扬民主等区别。
从本质上看，会议的一切包括时间长短，都是为会议目标服务的。只要有利于实现会议目标，宜长则长、宜短则短，应“因会制宜”。如，党的十一届三中全会前召开的中央工作会议历时三十六天，在火灾现场召开的救援工作部署会议仅花十分钟，但不能说三十六天长，也不能说十分钟短。这就是现有的改进会风规定中关于会议时长大多是原则性要求的主要原因。
加强会议时间管理需合理分类
分类施策的前提是合理分类。为了找到一个相对合理的、方便操作的会议分类方法，本文尝试提出以下概念和思路。
三个概念：会议时间的实际长度、期望长度、弹性长度。见表1。会议时间的弹性长度，从其数值上看，可以消除某类会议实际耗时长短的影响；从其意义来看，可以刻画某类会议实际耗时的离散程度，这可以理解为“弹性”大小。它与会议议题数量和复杂程度、议程设置、发言（讲话）人数和讲话风格、会议准备工作的充分程度等因素相关。由此可见，它比较适合作为一个标准，对不同类会议从时间维度进行再次分类，这有利于识别哪些地区和部门的会议“个性突出”，为后续工作提供支撑和明确重点。
分类思路：在实际工作中，为了便于最大限度地挤出会议的“时间水分”，仅仅知道会议时间弹性长度还不够。比如，某类会议时间虽然弹性比较大，但是它本身基数比较小，没有太大的“挤水分”的空间。因此，需要把会议时间的期望长度和弹性长度结合起来使用，见图1。
由图1可见，会议时间的期望长度和弹性长度各确定一个值并据此各确定一条分界线就可以把所有会议分为四类。这个值可以是本地区、本部门各组数据的中位数，也可以是加权平均数，还可以选择其他地区、部门的数据作为参考标准。从加强会议时间管理的角度看，这四类会议有三种情况：一类应该作为重点关注对象，可称之为“强时间弹性类会议”；二、四类可以合并，对其重视程度应次之，可称之为“中等时间弹性类会议”；三类的重视程度应最轻，可称之为“弱时间弹性类会议”。有了上述思路，只要数据完整，就可以进行进一步的研究。本文案例采用假设数据，仅为说明计算过程。
案例分析：某地区党办准备对以地区党委名义召开的会议时长进行分析，为地区党委决策提供建议。
第一步：数据整理。收集过去一年来召开的所有会议的数据，并初步归类。见表2。
第二步：计算各类会议时间的期望长度和弹性长度，列出坐标。见表2。
第三步：画出分类示意图。本案例以期望长度、弹性长度的中位数为依据确定区域分界线，并将分界线交点归入“中等时间弹性类会议”。见图2。
第四步：分析建议。由图2可知，A、D属于“强时间弹性类会议”，建议重点关注，采取有力措施；B属于“中等时间弹性类会议”，建议中等关注，有可能进一步缩短时间；C、E属于“弱时间弹性类会议”，加强时间管理的空间较小，建议保持即可。
充分运用会议分类成果
一是树立一种导向。研究会议分类的意义并不在分类本身，而是把会议时间管理的整体水平从定性提升到定量，根本目的是让所有会议参与者形成一种印象——会议长短是一个严肃的问题，不可随意。在此认识基础上，逐渐就会形成珍惜时间、提高效率的良好氛围。
二是提高一种能力。加强会议时间管理，见效最快的是提高每一位发言（讲话）人的快速准确表达能力，也就是信息交流的效率和准确性。
三是梳理一套流程。会务工作者可重点研究“强时间弹性类会议”各个环节的耗时情况，分析总结之后有针对性地梳理出一套工作流程，比如会前议题收集、材料准备如何更加充分，会中服务如何更加精细化，议程之间如何衔接更加紧密等。
四是完善一个体系。当技术条件成熟时，建议把加强会议时间管理纳入会风检查考核体系，将其与会议数量管理、经费管理等放在同等重要的位置。可定期不定期通报加强会议时间管理的情况，提醒不应偏离中间值太多。
此外，加强会议时间管理还应拓宽视野、有所创新。如，提高召开会议的计划性和稳定性，合理统筹不同会议的时间地点和参会范围，采用视频会议等。
来源：《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）。