文/李章程
凡事打好提前量，意思是任何一项工作，都要充分考虑到“在路上”的时间，不要动不动就搞“八百里加急”。为了把这个问题弄明白，我们不妨先从反面来看，“八百里加急”可能会产生哪些不好的结果。
在工作状态上，很可能手足无措、疲于应付。计划赶不上变化，但如果总是被变化“突袭”，被变化“牵着鼻子走”，工作难免陷于被动。
在工作程序上，很可能报批不及、延宕滞后。负责审核把关的领导和部门可能因为工作繁忙，审批时间较预期的要长。如果不留出足够时间，可能会因来不及报批而影响总体工作。
在工作决策上，很可能论证不够、仓促拍板。十万火急的事情往往要尽快作出决定，很少有回旋的余地，不利于充分论证、科学决策。有时甚至不得不先斩后奏、边斩边奏，以致违反工作规程。
在工作效果上，很可能事倍功半、大打折扣。速度和质量本身就是一对矛盾，很多时候“欲速则不达”。如果经常处于火急火燎的状态，工作质量可想而知。
由此可见，做好工作必须打好提前量。但在实践中，为何不时出现“八百里加急”的情形呢？
从客观上来看，原因可能有：工作安排本身很饱和，机动性不强；工作中出现了新情况、新问题，计划赶不上变化；领导提出了新要求，或合作单位临时提出新的意见；人员减少、工作力量受损；等等。
从主观上来看，原因可能有：缺乏预判，对“在路上”的时间估计不足，对一些会议活动以及法定假日等可能给工作带来的影响估计不足；临时起意，打破计划，突然提出新的计划和设想；沟通不够，直到报批时才让上级领导和部门知道；效率低下，因前面的工作耽误了时间，只能寄希望于“最后一公里”的冲刺；等等。
如何打好提前量，使工作更加从容有序，可把握好以下几个方面：
提高“机动性”，工作计划应留有余地。制定工作计划时，既要满打满算，减少随意性，也要留有余地，保持机动性。计划不留余地，稍有风吹草动就会惊慌失措，更别说“风雨如磐不动摇”了。应该参照竞技体育团体项目的规律，在人员安排、时间分配等问题上预留空间，对可能出现的情况制定翔实可行的预案。不要像中学生制定学习计划一样，规定到几点几分起床，各门学科各看几分钟书、做几分钟题，那样往往无法执行。
拿起“望远镜”，工作推进应未雨绸缪。用望远镜“瞭望”的目的是准确观察前方道路和周围形势，了解一项工作所处的阶段以及周遭环境，对执行过程中可能出现的困难、障碍、意外等不利因素提前预判，并作出必要的准备。通俗地讲，就是“既要低头拉车，也要抬头看路”。例如，每隔一星期或一段时间，对有关工作进行梳理，和计划对对表，检查完成的情况，分析存在的问题，把工作做在前面。尤其要注意可能出现的时间上的冲突、精力上的分散以及节假日等因素，不要看起来绰绰有余，实际上捉襟见肘。
学会“弹钢琴”，工作落实分轻重缓急。“弹钢琴”不是十根手指一起按，而是要分清轻重缓急，该轻的轻，该重的重，该缓的缓，该急的急。具体而言，凡是涉及领导或其他部门的工作，都要提前谋划、优先考虑，应给领导或其他部门留足或留有时间。要有底线思维，假定领导或其他部门非常忙碌，可能出现找不到人的情况。所谓“今天再晚也是早，明天再早也是晚”，要给领导、给他人预留时间，决不能自己慢慢悠悠而要求别人匆匆忙忙，更不能给人留下“事已至此，你看着办吧”的草率印象。
多下“毛毛雨”，工作沟通应润物无声。机关工作的沟通是无处不在的，开会部署是沟通，传达精神也是沟通；请示报批是沟通，电话联络也是沟通；谈心谈话是沟通，交换意见也是沟通；书面汇报是沟通，口头汇报也是沟通；郑重其事是沟通，咬咬耳朵也是沟通；办公室、会议室有沟通，散步时、用餐处、旅途中也有沟通。沟通不能代替必要的报批，但可以让人提前了解并对可能出现的情况有所准备，使工作少一些生硬、多一些流畅，少一些猜疑、多一些信任，少一些被动、多一些主动，少一些突如其来、多一些意料之中，少一些相互指责、多一些换位思考。要注意把握时机，在不泄密的前提下尽可能多地沟通。真遇到紧急情况，要特事特办，在第一时间找机会专门汇报、当面沟通，以求得理解和支持。
抓住“关键点”，工作节奏要蹄疾步稳。没有时效性，一切等于零。如何抓住关键时间点，使工作蹄疾步稳、从容不迫，不是三言两语能够说清楚的。从根本上来说，要牢牢树立大局意识，什么时候都不能拖集体的“后腿”。马克思曾经说过：“只有在集体中，个人才能获得全面发展其才能的手段，也就是说，只有在集体中才有可能有个人自由。”把这句话中的“集体”视为工作大局，“个人”视为工作局部，逻辑同样成立。如果我们做任何一项工作，不会从大局中去把握，不求公转、只讲自转，不仅没有积极意义，反而可能产生消极作用。
对上述分析作进一步的延伸，打好“提前量”的背后，其实体现的是一种工作方法和思想方法，体现的是系统思维、底线思维、辩证思维和战略思维。未雨绸缪才能从容不迫，居安思危才能防患未然，勇毅笃行才能蹄疾步稳，心怀大局才能服务大局。
来源：《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）。