如何在公文中正确附注联系方式?

文/王文栋

“没有联系人!这个件该问谁啊?”办公厅(室)文秘部门的很多同志在工作中都曾有过这样的抱怨。办公厅(室)日常公文往来频繁,在办理过程中经常需要沟通、咨询和协调,公文中如果没有留下承办人员联系方式,就会给公文处理工作带来诸多不便。

虽然《党政机关公文处理工作条例》没有对是否附注联系方式提出硬性要求,但从工作实际出发,对适合的文种,准确地附注联系方式十分必要。

1、为什么要附注联系方式

通过联系方式,与来文单位承办人员充分有效地沟通,有助于公文运转高效有序、办理准确得当,具体可归纳为“四个有利于”。

一是有利于准确把握公文主旨。公文应当庄重平实、严谨规范、简洁明了,但也有一些公文表述含糊、模棱两可、甚至引发歧义,这就需要与来文单位公文承办人员充分沟通,以准确了解行文背景和深层意图。

二是有利于提高效率。文秘部门作为办公厅(室)的“窗口”单位,事情多、任务重。公文中附注了联系方式,如果对文字内容、格式要素存在疑问,就能够有效沟通并得以解决,在一定程度上可以缩短公文办理时间。如果遇到重大突发事件,第一时间与承办人员取得联系,就能够及时掌握第一手信息和事件最新进展,为领导决策提供依据。否则,几番周折,容易误时、误事。

三是有利于控制知悉范围。涉密公文的办理,应严格保密,包括文件的标题和关键词等。特别是一些密级较高的公文,如没有留下联系方式,需要沟通时,只能在来文单位中反复询问公文办理部门和承办人员,在找寻过程中,为准确定位,难免会对文件内容有所提及,无形中扩大了公文知悉范围,增加了泄密风险。

四是有利于增强责任意识。强调在公文中留下联系方式,承办人员作为责任人之一,就会在起草、校对、核发等文件制发前的各个流程和环节更加认真负责,一定程度上能够倒逼公文质量提高,降低出错率。

2、什么样的公文需要附注联系方式

笔者认为,在党政机关公文中需要附注联系方式的大体有三类。

一是请示。适用于向上级机关请求指示、批准。例如下级机关请示的重大问题、需要帮助解决的困难、批准职权范围以外的业务等诸多事项,在办理过程中,涉及文种使用、行文规则,所请示事项的合法、合规、合理性,以及历史沿革、背景资料等情况,势必会有很多问题需要沟通联系。

二是报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问等。虽然大多数常规性报告无需沟通,但对公文中出现的表述有误、提法不妥、错字别字、要素不全、格式不准等问题,在不影响运转时效的前提下,受文单位文秘人员应当严格把关,联系来文单位承办人员,告知错情并请予修改,以维护公文的规范性、准确性和严肃性。

三是函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函作为常用文种,广泛用于申请、咨询、洽谈、通知、答复等业务。因机关之间不相隶属、业务没有交集,仅就某事偶有联系,难免会受行业知识缺乏、背景成因不明影响,需要进一步沟通交流,弄清情况。为避免跨部门找寻承办人员耗费不必要的时间和精力,此类函件更应留下联系方式。

3、哪些同志应作为联系人

作为公文联系人要熟悉各方面情况,在接受咨询时,能够答得上来、讲得明白。但在实际工作中,有些公文所留联系人是参与公文某一方面工作的干部,对文件整体情况掌握不全、了解不深。更有甚者,所留联系人是单位里负责文件印制的职工,回答提问更是无从谈起。

针对上述情况,若条件允许,应留两位联系人,前者应是承办部门主要负责同志,后者是具体承办人员。如此,遇到问题,可以视情况有针对性地联系,避免承办人员反复请示耽误时间、延误进展。再者,可以防止因某一位同志联系不畅影响公文运转。

此外,作为联系人要保持通信畅通。通常讲,应在文尾将办公电话号码和个人手机号码同时标明。但实际工作中,往往未标明联系人手机号码,有的是承办人员认为标注私人电话,显得公文不太正式,也有一些承办人员不愿在八小时以外被打扰。其实,留下私人电话,不仅方便联系、利于工作,也能体现该同志的敬业程度、责任意识和担当精神。

4、联系方式在公文中的位置

《党政机关公文格式》国家标准规定:附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

公文附注联系方式示例
公文附注联系方式示例

来源:《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo)。