专职秘书怎样管文办事为人?

文/蔡晓山

专职秘书是近距离服务领导的参谋助手。笔者总结,当好专职秘书要紧紧抓住管文、办事、为人三方面,做到三个“好”。

一、管好文件是基础

文件往来是领导开展工作的重要方式。作为领导的“左右手”,秘书人员承担大量文件的收、转、办。这里的文件指的是广义上的,包括红头文件、电报、信息、材料、信件及领导批示等。如果重要文件耽误了,紧急文件办慢了,涉密文件弄丢了,都极可能引发严重后果。要靠制度管文,把有关文件管理的制度规定牢记于心,付之于行。此外,还要在日常工作中养成良好习惯。

科学分类。将文件按类型、属性、密级及领导阅读习惯进行科学分类。少数重要或特殊“阅件”常隐含办理事项,应细心辨识,避免耽误;遇领导外出,文件有所积压,还应精准筛选,列出清单,方便领导审阅。

认真把关。有些文件途经多“手”,需搞清来龙去脉,提出办理建议,以供领导决策参考。要重点解决好“收与不收”的问题,看是否有“夹生饭”,特别是涉及人、财、物的,是否过得了政策关、程序关、法律关等,是否与有关部门沟通过,必须一一确认。

登记在案。领导批示和需清退的密件,应统一编号,登记内容,建立台账,实行数字化管理,便于查询、跟踪、落实和归档。

及时送阅。急件、要件立即呈阅,一般件、普通件则按领导习惯集中分次送阅,还应注意特定时刻这两类件会相互转化。要重点解决好“报与不报”问题,比如深夜领导休息了,急件、要件“烫”在手里,此时须谨记“秘书没有权力决定报与不报,决策权在领导”,该报还是得报,至少应先口头报,不得擅自做主。有时文件紧急而又敏感,不宜直接在电话或短信上报告,这就要讲究“说”的技巧、把准“说”的分寸,将敏感的关键词替换成日常的惯用语。这靠的是平时经验的积累、与领导间的默契。

落实反馈。对领导批示要雷厉风行、马上就办,督促责任到位,跟踪落实到底,注意适时反馈、阶段性反馈,做到件件有着落、事事有回音。

密柜存放。严格执行保密规定,密件不私自带离办公室,用完及时锁入密柜,做到滴水不漏。

做好清退。及时提醒领导,按规定收回阅毕密件,据编号有序存放,按要求做好清退、销毁。

二、办好事情是关键

秘书人员的主要职责是服务,要以尽心、细心、恒心,落实好每一件事情,减少领导的“后顾之忧”。

不能忘事。有时因工作多、事情急,一件事未了其他事紧跟着挤进来,自认为已经牢记不忘的事还是给忘了,过后才后悔不已。因此,要科学合理安排好领导交办的各类事项,做到长计划、短安排,完成一件、销号一件,“日清月结”,不打折、不遗漏。

不能错事。凭经验办事,有套路可循,固然省时省力,却容易陷入“想当然”的误区。要少一些“我以为”“可能是”,多一些“我肯定”“明确是”。问题往往就容易出在最意想不到、最不应该出错的地方。例如,发短信给领导报告有关事项,一时未收到回信,如果想当然地认为领导肯定看到了,未作确认,差错往往就会产生。可见,须打破惯性思维,每一件事都办到位,“一竿子插到底”。日常协调事项、安排会议、起草文稿等,要准确领会领导意图,力求做到思考在前、请示在前、准备在前、提醒在前。既要从全局的角度和讲政治的高度考虑和处理问题,做到“大事不糊涂”;又要在细节中见真章,做到“小事不马虎”。

不能误事。秘书工作事务繁杂,要学会“弹钢琴”,厘清工作的主次先后、轻重缓急,抓大事不放、抓急事先办,还须24小时“不脱岗”,确保随时能够联系得上、找得到人、办得了事。重点处理好关键节点和敏感时段工作,“一般”的事,在关键节点,可能就不一般;“简单”的事,在敏感时段,就不能简单处理。妥处这类事项,需把握时机,掌握火候,抓住特点,讲究技巧,运用智慧分析矛盾,有条不紊加以解决。

不能出事。秘书工作无小事,凡事必须认真。要杜绝“差不多”心理,这里差不多,那里也差不多,加起来就会“差很多”,长期下来,不仅对工作和事业发展不利,对个人品行、性格、习惯的塑造也不利。工作生活中,必须不折不扣地遵守党的政治纪律和政治规矩、遵守秘书管理的有关规定,进一步强化组织观念和程序观念,严格执行请示报告制度,坚决不用领导的影响和自己特殊的工作条件谋取私利。对领导定了的事,严格按领导意图办,不自作主张或随意解读;向领导反映情况和意见,实事求是、真实准确,不避重就轻或添油加醋;协助领导开展工作时,注意维护领导班子之间的团结。

进一步而言,办好事情必须摒弃“拨一拨、转一转”的被动工作模式,把“领导要我做什么”与“我能为领导做什么”结合起来,强化责任意识、创新意识,突出精细化、个性化服务,向上多请示汇报,对下多掌握实情,左右多沟通商量,提高工作的统筹性和预见性,做到“主动不盲动、服从不盲从、补台不拆台、尽职不越权、到位不缺位”。要将务实与务虚相结合,总结工作规律,把一些好的经验、做法,梳理固化下来,有的形成预案,遇事才能了然于胸,从容不迫;还可以查找自己及他人工作的一些失误,把事例汇集起来,分析原因,从中汲取教训和收获感悟,举一反三,引以为鉴,杜绝工作中类似差错的发生。

三、做好自己是根本

秘书的工作性质,决定了要正确对待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养。因此,秘书人员还需不断强化自身修养,夯实“自己”这个根本。

坚定理想信念。“秘书没有权力,但接近权力;秘书不直接作决策,但影响决策。”正是秘书的这一独特属性,往往容易成为外界“围猎”的对象。近年来发生的一些秘书人员违纪违法案件,根源就在于理想信念这块“压舱石”发生了动摇,世界观、人生观、价值观这个“总开关”出现了偏差。只有补足精神上的“钙”,筑牢理想信念根基,才能练就“拒腐防变”的“金刚不坏之身”。要坚持用党的理论创新成果武装头脑、锤炼党性品格、涵养理想信念,认真按照中央关于全面从严治党的新要求,用好批评与自我批评武器,始终做政治上的“明白人”。

提高能力素质。适应新常态、引领新常态,需要以“等不起”的紧迫感、“慢不得”的危机感、“坐不住”的责任感,不断加强学习,提高能力素质。要向理论学。深入学习领会习近平新时代中国特色社会主义思想,提高运用马克思主义立场观点分析、解决问题的能力。要向实践学。结合领导要求,立足工作实际,本着“缺什么补什么”的原则,加强对业务及有关知识的学习,不断拓宽视野,完善知识结构,努力成为一名张口能讲、提笔能写、遇事能办的全能型秘书。要向群众学。沉下心来“晴耕雨读”,笃行不倦,尤其要充分利用随领导赴基层调研的机会,深入基层,深入群众,多听多看,学思践悟,砥砺作风,接上地气。

培养优良作风。慎独、慎初、慎微、慎交友,自觉接受组织的管理、教育和监督;向服务的领导学习,学习作风操守、为人处世、工作方法;继承和弘扬老一辈秘书人员的优良传统和作风,与优秀秘书人员“对表”,在不断博采众长中修身立德,固本强基,成长进步。

特别值得一提的是,群众看领导机关、看领导同志,往往就是从秘书人员的日常表现去看,秘书人员说话办事必须站准位置、耐心细致、谨言慎行、平等待人,以优良的作风和优质的服务架起领导机关、领导同志与群众之间密切联系的坚实桥梁。

来源:《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo)。